Briefing für die Agentur

Du stehst vor einem aufregenden Projekt: Deine Webseite, Marke oder Kampagne soll endlich Realität werden – und eine Agentur wird dich dabei unterstützen. Doch wie sorgst du dafür, dass am Ende alles genau so wird, wie du es dir vorstellst? Die Antwort liegt im Briefing. Ein gut vorbereitetes Briefing ist wie ein Kompass: Es gibt Richtung, schafft Klarheit und hilft allen Beteiligten, an einem Strang zu ziehen.

hier erfährst du, wie du ein Briefing erstellst, das nicht nur Missverständnisse vermeidet, sondern auch die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit schafft. Egal, ob du zum ersten Mal mit einer Agentur arbeitest oder deine Erfahrungen optimieren möchtest – hier findest du Inspiration, Tipps und konkrete Schritte.

 

Warum ein gutes Briefing so wichtig ist

Stell dir vor, du beauftragst jemanden, ein Haus zu bauen – aber statt eines detaillierten Plans gibst du nur die Anweisung: „Es soll gemütlich sein!“. Das Ergebnis? Vermutlich eher merkwürdig. Genauso ist es mit Agenturprojekten.

Ein Briefing ist mehr als eine Aufgabenliste. Es ist die gemeinsame Vision, die sicherstellt, dass du und die Agentur dieselbe Sprache sprechen. Laut einer Studie der Content Marketing Academy scheitern 60 % der Projekte an unklaren Zielvorgaben. Ein starkes Briefing kann das verhindern.

 

Der falsche vs. der richtige Ansatz: Wo die Reise beginnt

Typische Fehler, die du vermeiden solltest

• „Ich will was Modernes!“: Vage Beschreibungen führen zu Interpretationen – und Enttäuschungen.
• Zielgruppe? „Alle!“: Ohne Fokus verpufft die Botschaft.
• Kein Budget nennen: Ein Geheimnis zu bleiben, führt zu unrealistischen Konzepten.
• „Das machen wir schon irgendwie“: Fehlende Deadlines verzögern das Projekt.

So startest du richtig

1. Beginne mit der „Warum“-Frage: Warum brauchst du dieses Projekt? (Beispiel: „Wir wollen mit der Webseite junge Eltern erreichen, weil unsere Nachhilfe bisher nur bei Teenagern bekannt ist.“)
2. Sei konkret, aber flexibel: Gib klare Vorgaben, aber lasse Raum für kreative Lösungen.
3. Nutze Beispiele: Zeige der Agentur, was dir gefällt – und was nicht.

 

Schritt-für-Schritt: Das ideale Briefing erstellen

1. Ziele definieren – der Nordstern deines Projekts

• Business-Ziele: Was soll das Projekt erreichen? (Umsatzsteigerung, Leadgenerierung, Brand Awareness?)
• Emotionale Ziele: Wie sollen sich Nutzer:innen fühlen? (Begeistert, informiert, vertrauensvoll?)
• KPIs - Key Performance Indicators (KPIs, dt. Schlüsselkennzahlen): Wie misst du den Erfolg? (Conversion-Rate, Seitenaufrufe, Social-Media-Interaktionen?)

Beispiel:

„Unsere neue Webseite soll innerhalb von 6 Monaten 30 % mehr Anfragen generieren (Business-Ziel). Sie soll Eltern ein Gefühl von Sicherheit vermitteln (emotionales Ziel). Gemessen wird dies über Kontaktformular-Absendungen und die Verweildauer auf der Seite (KPIs).“

2. Zielgruppe verstehen – wer steht im Mittelpunkt?

Erstelle eine Zielgruppe:

• Demografie: Alter, Beruf, Ort.
• Herausforderungen: Welche Probleme hat die Person?
• Motivation: Warum sollte sie dein Angebot nutzen?

Beispiel:

„Laura, 35, arbeitet Vollzeit, hat zwei Kinder (8 und 10), sucht nach zuverlässiger Nachhilfe, die flexibel buchbar ist. Sie ist gestresst und will keine komplizierten Verträge.“

3. Technische und kreative Anforderungen klären

• Must-haves: Welche Funktionen sind essenziell? (Shop, Blog, Newsletter-Anmeldung?)
• Nice-to-haves: Was wäre wünschenswert, aber nicht kritisch? (KI-Chatbot, Video-Hintergründe?)
• Brand Guidelines: Logos, Farben, Schriftarten – was darf die Agentur anpassen, was nicht?

4. Budget und Timeline transparent kommunizieren

• Budgetrahmen: Auch wenn du keine genaue Summe nennen möchtest, gib eine Spanne an (z. B. „3000–12000 €“).
• Deadlines: Gibt es feste Termine? (Produktlaunch, Messeauftritt?)
• Puffer einplanen: Projekte dauern oft länger als gedacht – sei realistisch.

5. Beispiele und Inspiration teilen

Sammle 3–5 Webseiten, Designs oder Kampagnen, die dir gefallen – und erkläre, warum. Beispiel:

„Die Webseite von [Beispiel-X] gefällt mir, weil sie übersichtlich ist und der Call-to-Action-Button sofort ins Auge springt.“

 

Was die Agentur von dir erwartet – und wie du die Zusammenarbeit gestaltest

Eine Agentur ist kein Dienstleister, der „Aufträge abarbeitet“, sondern ein Partner. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit solltest du:

1. Feedback konstruktiv formulieren

• Nicht: „Das Design gefällt mir nicht.“
• Sondern: „Die Farben wirken zu dunkel. Könnten wir etwas Helles, Freundliches ausprobieren, das zur Zielgruppe der jungen Eltern passt?“

2. Ansprechpartner:innen festlegen

• Wer entscheidet? (Einzelperson oder Team?)
• Wie wird kommuniziert? (E-Mail, wöchentliche Calls, Projektmanagement-Tool?)

3. Flexibel bleiben, aber Prioritäten setzen

Änderungswünsche sind normal – aber zu viele „Justierungen“ treiben Kosten und Zeit in die Höhe. Arbeite mit der Agentur an einer Prioritätenliste: Was ist essenziell, was kann später kommen? Definiere die Anzahl an Korrekturschleifen.

 

Tools und Vorlagen für dein Briefing

Du musst nicht bei Null anfangen! Nutze Ressourcen:

• HubSpot Briefing-Vorlage: Kostenloser Download mit Leitfragen zu Zielen, Zielgruppe und Budget.
• Miro-Board: Erstelle ein digitales Moodboard mit Bildern, Farben und Texten, das die Vision verdeutlicht.
• Trello oder Asana: Organisiere Aufgaben, Deadlines und Feedback in Echtzeit.

 

Fallbeispiel: So sieht ein gelungenes Briefing in der Praxis aus

Projekt: Webseite für einen nachhaltigen Mode-Onlineshop

• Ziele: 50 % Steigerung der Bestellungen in 12 Monaten; Positionierung als Premium-Marke für Eco-Fashion.
• Zielgruppe: Frauen und Männer, 25–40, urban, bereit, mehr für nachhaltige Materialien zu zahlen.
• Technische Anforderungen: Shopify-Integration, Blog mit Tipps zu Nachhaltigkeit, Zahlung per Klarna o.ä.
• Budget: 25.000 € (inkl. Hosting und 6 Monate Support).
• Inspiration: Webseiten von Patagonia und Veja wegen klarer Storytelling-Elemente.

Ergebnis: Die Agentur entwickelte eine minimalistisch gestaltete Webseite mit Video-Interviews zu fairen Produktionsbedingungen – die Conversion-Rate stieg um 65 %.

 

Und wenn es doch hakt? Tipps für Konfliktlösungen

1. Frühzeitig kommunizieren: Sprich Probleme an, sobald sie auftauchen – nicht erst am Ende.
2. Lösungsorientiert bleiben: Frage die Agentur: „Wie können wir das gemeinsam hinbekommen?“
3. Vertraglich absichern: Kläre vorher, wer bei Verzögerungen oder Mehraufwand haftet.

 

Fazit: Dein Briefing – der Startschuss für etwas Großartiges

Ein gutes Briefing ist kein Hexenwerk, aber es braucht Zeit, Reflexion und den Mut, Klartext zu reden. Je klarer du deine Vorstellungen kommunizierst, desto besser kann die Agentur sie umsetzen – und desto größer ist die Chance, dass ihr gemeinsam etwas schafft, das Begeisterung auslöst.

Denk dran: Perfektion ist nicht das Ziel. Ein Briefing lebt davon, dass es im Laufe des Projekts angepasst wird. Sei offen für neue Ideen, bleib aber stets fokussiert auf deine Kernziele.

Du schaffst das. Und falls du unsicher bist: Viele Agenturen bieten kostenlose Erstberatungen an, um dir beim Briefing zu helfen. Starte durch und verwandle deine Vision in die Realität.

 

PS: Suche nach einer kostenlose Briefing-Vorlage, mit der du sofort loslegen kannst!

 

Dieser Beitrag enthält unbezahlte Empfehlungen. Transparenz ist mir wichtig.