Ein freundliches Teamfoto auf der Startseite, ein zufriedener Kunde im Referenz-Bereich, ein Schnappschuss vom Messestand bei Social Media. Solche Bilder wirken sympathisch und nahbar, sie geben Deinem Auftritt ein Gesicht. Sobald aber ein erkennbarer Mensch darauf zu sehen ist, hängt an dem Foto mehr Recht, als die meisten vermuten.
Als Selbständiger oder kleines Unternehmen musst Du kein Jurist sein, um auf der sicheren Seite zu bleiben. Du brauchst nur ein Gefühl dafür, wann ein Bild heikel wird und wie Du Dir vorab eine saubere Erlaubnis holst. Mit ein paar einfachen Routinen nimmst Du dem Thema den Schrecken und kannst Dein Team trotzdem zeigen.
Eine Vorbemerkung gehört dazu. Die folgenden Punkte sind allgemeine Orientierung und ersetzen keine verbindliche Rechtsberatung. Bei einem konkreten Streitfall oder einer größeren Kampagne sprichst Du am besten mit einer Anwältin oder einem Anwalt für Medien- und Datenschutzrecht.
Warum Fotos von Personen heikel sind
In Deutschland gilt das Recht am eigenen Bild. Vereinfacht gesagt entscheidet jede Person selbst, ob und wo ein Foto von ihr veröffentlicht wird. Das betrifft Mitarbeiter genauso wie Kunden, Dienstleister oder zufällig vorbeilaufende Passanten im Hintergrund.
Eine Veröffentlichung im Netz ist erst dann erlaubt, wenn die abgebildete Person zugestimmt hat. Es gibt einige Ausnahmen, etwa Personen als unwesentliches Beiwerk einer Landschaft oder Aufnahmen von großen Versammlungen. Für ein gezieltes Porträt auf der Firmenwebseite greifen diese Ausnahmen praktisch nie.
Dazu kommt die DSGVO. Ein Foto, auf dem ein Mensch erkennbar ist, gilt als personenbezogenes Datum. Damit brauchst Du eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, und in der Praxis ist das fast immer die Einwilligung. Beide Ebenen, das Recht am eigenen Bild und der Datenschutz, gelten dabei nebeneinander und lassen sich nicht gegeneinander ausspielen.
Der Aufwand klingt nach viel, ist im Alltag aber überschaubar. Wer von Anfang an sauber fragt und das festhält, hat die Sache praktisch erledigt, bevor sie zum Problem werden kann.
Einwilligung für Team- und Kundenfotos richtig einholen
Eine saubere Einwilligung ist Deine wichtigste Absicherung. Sie sollte schriftlich vorliegen, freiwillig erteilt sein und klar beschreiben, worum es geht. Eine mündliche Zusage zwischen Tür und Angel hilft Dir im Zweifel wenig, weil Du sie später nicht belegen kannst.
Damit eine Einwilligung trägt, klärst Du am besten diese Punkte vorab:
- Welche Bilder: Geht es um ein einzelnes Porträt, um Teamfotos oder um eine ganze Bilderserie vom Arbeitsalltag.
- Wo veröffentlicht: Nur die eigene Webseite, oder auch Social Media, Flyer, Anzeigen und Pressemitteilungen.
- Wie lange: Ob die Nutzung zeitlich begrenzt ist oder bis auf Widerruf gilt.
- Widerruf: Dass die Person ihre Zustimmung jederzeit für die Zukunft zurückziehen kann.
Bei Kundenfotos ist Freiwilligkeit besonders wichtig. Wer gerade einen Auftrag vergeben hat, fühlt sich leicht gedrängt, beim Foto mitzumachen. Mach deutlich, dass eine Absage keinerlei Nachteil bringt. So bleibt die Einwilligung wirksam und Ihr beide fühlt Euch wohl damit.
Bei Minderjährigen brauchst Du zusätzlich die Zustimmung der Eltern. Aus der Praxis bewährt sich außerdem, die unterschriebenen Einwilligungen geordnet an einem Ort festzuhalten, am besten zusammen mit dem jeweiligen Foto. Wer später ein Bild prüft, sieht sofort, ob die Erlaubnis dazu vorliegt.
Was beim Ausscheiden eines Mitarbeiters gilt
Trennt sich ein Mitarbeiter vom Unternehmen, taucht oft die Frage auf, ob seine Fotos online bleiben dürfen. Automatisch dürfen sie das nicht. Eine einmal erteilte Einwilligung kann widerrufen werden, und spätestens auf einen klaren Wunsch hin solltest Du die Bilder entfernen.
Gerade Porträtfotos und namentlich zugeordnete Team-Bilder gehören nach dem Ausscheiden zügig von der Seite, denn sie ordnen eine konkrete Person Deinem Unternehmen zu. Für reine Symbolfotos, auf denen jemand kaum erkennbar im Hintergrund steht, ist die Lage entspannter, ein Restrisiko bleibt aber. Im Zweifel ist Entfernen der ruhigere Weg.
Praktisch hilft es, das Löschen von Fotos fest in Deinen Abschiedsprozess aufzunehmen, so wie Du auch Konten und Schlüssel zurückziehst. Wie so ein geordneter Austritt aussieht, beschreibt der Beitrag Offboarding und Zugänge sicher entziehen. Wer Bilder dort gleich mitdenkt, vergisst sie später nicht.
Praxis für die eigene Website und Social Media
Auf der eigenen Webseite hast Du die Kontrolle. Du weißt, welche Bilder liegen wo, und kannst sie bei Bedarf schnell austauschen oder löschen. Führe deshalb eine einfache Liste, welches Foto welche Person zeigt und wo Du die zugehörige Einwilligung abgelegt hast.
Social Media ist heikler. Lädst Du ein Foto bei einer Plattform hoch, räumst Du dieser weitreichende Nutzungsrechte ein, und eine spätere Löschung wirkt nicht überall sofort. Veröffentliche dort also nur Bilder, für die Du eine breit gefasste Einwilligung hast, die Social Media ausdrücklich einschließt.
Vergiss bei alldem die Transparenz nicht. In Deine Datenschutzerklärung gehört ein Hinweis, dass und wie Du Fotos von Personen verarbeitest. Wie Du diese Pflichtangaben verständlich aufbaust, zeigt Datenschutzerklärung und was wirklich rein muss.
Und falls Du gar nicht erst eigene Personenfotos einsetzen möchtest, sind lizenzierte Stockbilder oder Illustrationen eine entspannte Alternative. Worauf Du dabei bei Lizenzen achtest, klärt der Beitrag Bildrechte und Lizenzen im Web.
Fazit
Personenfotos machen Deinen Auftritt lebendig, verlangen aber etwas Sorgfalt. Mit einer schriftlichen Einwilligung, einer kurzen Liste Deiner Bilder und einem festen Punkt im Abschiedsprozess hast Du die wichtigsten Hebel in der Hand.
So zeigst Du Dein Team und zufriedene Kunden mit gutem Gewissen, statt später von einer Beschwerde überrascht zu werden. Bei größeren Kampagnen oder echter Unsicherheit holst Du Dir den fachlichen Rat dazu, der Rest ist schnell zur Routine geworden.